Comment bien gérer son temps

Vous rêvez d'une journée de 48 heures ou d'une semaine de huit jours? Vous n'êtes pas seule. Entre la vie de famille, les enfants, le travail (à la maison ou dans l'entreprise), les loisirs et les amis, l'horloge et le calendrier deviennent des ennemis coriaces.

Selon une enquête réalisée pour le compte de l'Institut de la statistique du Québec (ISQ) (et elle date!!), 41,4 % des Québécois et 40,8 % des Québécoises ont affirmé « se sentir pressés par le temps, tous les jours ». L'Institut constatait, dès 1992, que la proportion des personnes « pressées » augmentait avec la hausse des heures consacrées au travail et à la maison. Depuis, la situation s'est détériorée. Regardez autour de vous...

« Je n'ai plus de temps »

La lourdeur de la tâche au travail et/ou à la maison, la présence de « voleurs de temps », la désorganisation, un partage des tâches inéquitable, la procrastination, le manque de discipline personnelle ont un impact sur votre agenda. Pourrez-vous finir ce travail à temps? Sortir les vêtements d'hiver avant la première neige? Recevoir vos amis et servir le repas à l'heure? Ou, tout simplement, éviter de verser des dollars additionnels à la garderie parce que vous êtes en retard?

Le manque de temps peut devenir une source importante de stress. Avez-vous vraiment besoin d'une pression additionnelle? Entre la maison et le boulot, vous vivez déjà à la vitesse « grand V ». Il faut trouver les moyens de vous reprendre en main. Comment?

Savoir dire « NON »

Pour diminuer les heures consacrées aux prétendues urgences et réserver votre temps aux tâches importantes, il faut apprendre à dire « NON ». Et ce n'est pas facile. Pour éviter de déplaire, pour augmenter votre capital personnel au sein de l'entreprise ou pour ne pas froisser un ami (ou une connaissance), vous acceptez les demandes qui vous sont adressées.

Et vous en souffrez...

Voici quelques trucs

  • avec le sourire, demandez à la personne si cela peut attendre;
  • demandez-lui de revenir plus tard et ouvrez votre agenda pour convenir d'un moment;
  • refusez les mandats qui appartiennent à d'autres;
  • préparez une liste de priorités et consultez-la régulièrement. Cet outil peut vous aider à prendre vos distances et à investir judicieusement votre énergie;
  • demandez à votre interlocuteur de vous expliquer « pourquoi c'est urgent... »;
  • ouvrez votre agenda et jetez-y un coup d'oeil avant de dire « Non, désolé ... » ou « je comprends, mais... ».

Certes, il vous faudra du courage. Au départ, vous ressentirez aussi un peu de culpabilité, mais vous obtiendrez rapidement une grande satisfaction personnelle. Pratiquer devant un miroir peut vous être utile.

Faites des listes

Une des meilleures façons pour bien gérer son temps, dans le meilleur équilibre personnel et professionnel possible, c'est de dresser une liste des choses à faire, chaque semaine. Ensuite, triez-les selon la matrice d'Eisenhower (voir note 1) :

  • ce qui est important et urgent (en fonction de vos fonctions, de votre poste, de vos priorités et de vos obligations)
  • urgent et non important
  • non urgent et important
  • non urgent et non important

Cette liste rédigée, déléguez à un collègue, à un subalterne, à un proche ou à un membre de la famille, les tâches non urgentes et non importantes.

En bout de ligne, votre liste devrait refléter vos priorités. Faites les tâches que vous appréciez le moins en premier et regroupez vos activités. Ouvrir un dossier durant une heure, tous les jours, prendra plus de temps et d'énergie. L'expédier d'une seule traite sera plus satisfaisant.

Et n'oubliez pas de mettre en priorité un petit plaisir personnel, au quotidien!

A-G-E-N-D-A!

Voilà LE mot magique! L'agenda, tant professionnel que personnel, vous aidera à mieux planifier vos activités, donc votre temps. Mais le vôtre est-il vraiment efficace?

N'hésitez pas à y inscrire, en rouge ou soulignées, les tâches importantes à accomplir. Inscrivez-y aussi les activités que vous aimeriez faire pour vous détendre : dîner avec un(e) ami(e), massage, visite au spa, séance de mise en forme, randonnée pédestre... et respectez-les!

Tout en étant cohérent et respectueux de vos valeurs, un agenda doit refléter l'équilibre entre votre vie personnelle et votre vie professionnelle. Cet équilibre contribuera également à augmenter votre sentiment de satisfaction.

Pour avoir un agenda bien organisé, il faut respecter certaines étapes :

1. Sélectionnez vos priorités professionnelles et personnelles.

2. Énoncez vos buts en rapport avec vos rôles au travail, à la maison et en société. Inscrivez-y les tâches qui s'y rattachent.

3. Faites la liste des activités en rapport avec chaque but énoncé à l'étape précédente et accordez un numéro et un moment de réalisation à chaque activité ainsi planifiée.

4. Choisissez, chaque semaine, un moment dédié à la rédaction de vos rôles, vos buts et vos activités. Vous jetterez alors un regard critique sur vos priorités.

5. Gardez du temps pour les urgences. Vous en aurez, croyez-moi. En fait, il est préférable d'y consacrer 30 % de votre horaire quotidien...

6. Ajoutez-y votre liste des choses à faire...

Votre agenda doit être malléable. Cette souplesse diminuera les possibilités de stress et augmentera, par conséquent, votre plaisir à vivre et à travailler.

D-É-L-É-G-U-E-Z!

Une bonne façon de bien gérer son temps est de déléguer certaines tâches à des proches, des collègues, des subalternes, qui sauront s'en acquitter. Mais n'oubliez pas de vérifier l'avancement d'un dossier que vous aurez confié. Il n'y a rien de plus déplaisant que d'apprendre qu'un collègue n'a pas réussi à effectuer le travail demandé. Vous serez alors aux prises avec une urgence... que VOUS devrez traiter.

Pour éviter le stress provoqué par une gestion du temps déficiente de la part d'un collègue, il vous suffit d'observer quelques règles.

  • Ne faites pas le travail des autres, mais gardez-vous les tâches les plus importantes.
  • Entourez-vous de « bras droits » et informez-les adéquatement de l'avancement du dossier.
  • Donnez des responsabilités, accordez de l'autorité, demandez un compte-rendu, félicitez! Et surtout, confiez la bonne tâche à la bonne personne.

(1) : La matrice Eisenhower est un outil de classification méthodique des priorités et d'appréciation des urgences, permettant la gestion et la régulation des activités ainsi que la préparation de la délégation.

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