Trier, ranger, jeter vos documents personnels

Auteur
Roxanne Saulnier

Mettre de l'ordre dans vos documents personnels n'est pas une tâche difficile, mais pour certains, elle peut paraître intimidante et ennuyeuse. C'est un exercice essentiel si vous voulez reprendre un certain contrôle. D'ailleurs, saviez-vous qu'une étude américaine estime que les employés et les cadres perdent jusqu'à 6-8 semaines par année à chercher des objets et des documents dans leur bureau, soit 20 minutes par jour!

Une façon simple d'entamer cet exercice est de commencer en organisant les papiers récents et par la suite, quand vous aurez créé votre système, vous pourrez y intégrer les papiers (ou les caisses de papier) moins récents.

On organise le présent avant d'organiser le passé. De cette façon, on arrête le processus d'accumulation en créant un système qui nous permettra d'avoir un endroit pour ranger nos documents au fur et à mesure qu'ils entrent dans la maison.

Les premières choses à savoir sont :

  • les types de documents que vous devez garder
  • combien de temps les conserver
  • comment les organiser

Étape 1 : comprendre et regrouper les types de documents

Voici généralement les types de documents que l'on retrouve dans un système de classement à la maison :

  • Archives personnelles et familiales comme : acte de naissance, certificat de décès de proches, passeport, diplômes, contrat de mariage ou jugement de divorce, testament et mandats.
  • États de compte et autres dépenses mensuelles.
  • Archives de travail : talons de paye, impôts, contrat de travail, etc.
  • Actes et titres de propriété, contrat d'achat de véhicule et certificats d'authenticité de bijoux ou d'art.
  • Polices d'assurance, avis de placement.
  • Dossiers financiers comme états de comptes de banque, chèques encaissés, bon de placement.
  • Manuels d'instruction et garanties.

Pour retrouver et classer ces documents, voici comment vous y prendre

  • On fait une tournée de la maison et on regroupe dans un endroit (idéalement un panier ou une boîte) les piles de paperasse qui traînent.
  • On s'installe à un endroit où on ne se fera pas déranger ex. : table de salle à manger.
  • On déplie tous les documents avec précaution pour ne pas les abîmer.
  • On fait des piles de documents, classées par types de documents et par fournisseurs pour les dépenses mensuelles.
  • Il existe des papiers qui ne peuvent pas être classés, car ils n'ont pas encore été traités.
  • On les sépare et les regroupe par actions à faire, ex. à payer, à lire, etc. On les traitera plus tard.

Étape 2 : Quoi garder et quoi jeter?

L'information qui suit est pertinente si vous n'êtes pas travailleur autonome, car, dans ce cas, vous devez garder les preuves relatives aux impôts pendant 6 ans complets.

Vous pouvez vous débarrasser de façon adéquate (en les déchiquetant) les documents suivants :

Après 6 mois

  • Factures de réparations d'appareils électroménagers

Après 1 an

  • Factures de téléphone
  • Factures de câble
  • Chèques encaissés
  • Relevés de paye
  • Livrets et relevés de compte bancaires

Après 3 ans

  • Factures d'électricité, de mazout et de gaz naturel
  • Reçu de taxes municipales

Après 3 à 6 ans

  • Factures de service et de soins de santé : prothèses dentaires, lunettes, etc.
  • Notes d'honoraires professionnels : avocat, notaire, comptable, etc.

Après 6 ans :

  • Déclarations de revenus et ses documents connexes

À conserver

  • Relevés de guichet automatique : jusqu'à la mise à jour de notre livret ou la réception de notre relevé mensuel.
  • États de compte des achats par carte de crédit : jusqu'au paiement complet du bien ou du service et pour toute la durée de la garantie.
  • Bail : au moins pendant la durée de sa validité ou jusqu'au règlement d'un conflit s'il y a un litige. Gardez la copie originale du bail qui stipule les conditions à respecter.
  • Preuves d'achats, garantie d'appareils électroménagers ou électriques, de meubles ou d'autres biens importants : aussi longtemps que vous en êtes le propriétaire.
  • Certificats de garanties spécifiques : ex. antirouille, pneus, etc. : la durée de la garantie.
  • Contrat d'achat de véhicule : tant que vous êtes propriétaire.
  • Assurance-véhicules : la durée de la police d'assurance.
  • Factures de réparation de véhicule : tant que vous êtes propriétaire.

À conserver toute la vie

  • Diplômes et certificats d'études.
  • Certificats de dépôts à terme, d'épargnes retraites, de placements, d'obligations d'épargnes : aussi longtemps qu'ils ne sont pas échangés, car ils représentent un reçu.
  • Contrat de vente d'une maison ou d'un terrain et tous les documents de rénovation qui y sont relatifs.

Source : Archives Nationales du Québec

Étape 3 : On crée un bon système

Pour que ce système fonctionne, il doit être installé dans un endroit facilement accessible et sans irritant, ex. : si vous payez vos comptes à l'étage et que le classeur est situé au sous-sol, il y a peu de chance que vous classiez régulièrement vos documents. Plus votre système sera convivial plus vous aurez envie de l'utiliser.

On se procure le matériel nécessaire :

  1. Un bon classeur, idéalement à tiroirs, mais de format varié soit deux à quatre tiroirs, vertical ou horizontal. On évite les boîtes cartonnées à accordéon qui sont difficiles à garder ouvertes pendant que l'on effectue son classement. Filières suspendues ou chemises.
  2. Onglets ou étiquettes pour identifier les filières ou chemises.

Méthodologie

Reprenez les piles de documents que vous avez conservés et identifiez-les en leur donnant un titre, idéalement le nom du fournisseur. Ce seront les titres pour chacune des filières de votre système de classement.

  • Utilisez des filières suspendues de format légal, ça laisse plus de place de manoeuvre.
  • Apposez des étiquettes bien identifiées.
  • Indiquez sur la filière les dates d'expiration (délai après lequel vous pouvez vous en débarrasser).
  • Placez dans vos filières les piles de paperasse en classant les plus récentes sur le dessus.
  • Classez vos filières par ordre alphabétique dans votre classeur.

Pour les preuves d'achat, les garanties d'appareils électroménagers ou électriques, de meubles ou d'autres biens importants : conservez le mode d'emploi et notez le numéro de série à l'endos des factures en cas de réclamation, réparation, perte ou vol. Agrafez la facture sur celui-ci.

Si cette filière devient trop volumineuse, vous pouvez les conserver dans un cartable avec pochettes plastifiées, classés par catégories et ensuite par ordre alphabétique.

Astuces pour améliorer son système de classement

  1. Créez un index de référence c.-à-d. une liste de tous les titres. Il vous permettra d'éviter les duplicata.
  2. N'utilisez pas d'abréviations étranges pour vos titres de filières, vous devriez reconnaître le contenu immédiatement à sa lecture.
  3. Évitez les trombones dans les filières, elles tombent. Agrafez plutôt vos documents.
  4. Alignez vos étiquettes sur le devant de la filière pour un coup d'oeil plus rapide, ne faites pas de zigzag.
  5. Évitez la catégorie « Divers » qui ne veut rien dire... Si l'information n'est pas assez importante pour avoir sa propre filière, c'est peut-être qu'elle appartient à une autre catégorie ou qu'elle est superflue.

Certains documents sont en format électronique, faites-en une sauvegarde sur une clé USB ou un DVD et gardez-les dans un endroit approprié.

N'oubliez pas de garder une copie de vos actes et titres de propriété, contrat d'achat de véhicule ou certificats d'authenticité de bijoux ou d'art, votre testament, mandats, polices d'assurance et inventaire de vos biens dans un lieu sûr comme un coffre anti-feu ou à la banque.

Bonne organisation!

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